Összeszámoltad már, hogy mennyi időd megy el adminisztratív teendőkkel?
Egy brit cég felmérést végzett a témában 2018-ban, melynek meglepő eredménye lett. A kis cégek – saját bevallásuk szerint – évente 71 napot, azaz a munkanapok több, mint negyedét töltik el adminisztratív feladatokkal!
Szerinted mi a helyzet egy magyar KKV-nál?
Te mivel töltenéd el szívesen azt a 71 napot az adminisztrálás, ügyintézés helyett?
Vállalkozókkal beszélgetve azt tapasztalom, hogy sokaknak – mégha nem is ismeretlen számukra a virtuális asszisztens kifejezés – nincs elképzelése, vagy információja arról, mit csinál egy virtuális asszisztens és hogyan működik a közös munka.
Először is fontos tisztázni, hogy a virtuális asszisztens nem alkalmazott, aki távmunkában dolgozik, hanem számlaképes vállalkozó, aki saját eszközeivel távoli, online munkavégzéssel teljesíti a megbízást. A megbízás szólhat egy feladatra vagy projektre vagy rendszeres, folyamatos munkavégzésre is.
A “Mit csinál egy virtuális asszisztens?” kérdésre nehéz választ adni, hiszen számos területen nyújtunk segítséget, ki-ki a képzettségének és tapasztalatainak megfelelően: általános irodai asszisztencia, személyi asszisztencia, webshop asszisztencia, rendezvény- és utazásszervezés, közösségi média felületek menedzselése, idegen nyelvű szolgáltatások, controlling, vevőszolgálati feladatok, hr, pénzügy, marketing …stb. A kínált szolgáltatások sora végtelen, de egy a cél: vállalkozások támogatása üzleti céljaik elérésében.
A közös munka forgatókönyve ugyanaz, mint más szolgáltatások esetében: kapcsolatfelvétel, árajánlat, szerződéskötés, teljesítés, fizetés. De nézzük kicsit részletesebben.
1.) A virtuális asszisztens a feladatot megismerve tud árat adni az adott munka elvégzésére. Beszélhetünk projektárról, vagy folyamatos megbízás esetén óradíjról. A projektár alapja is óradíj, de ekkor megbecsüli a VA (virtuális asszisztens) az adott munka időigényét – ideális esetben próbamunkát végez, mely során méri az időt – és úgy számolja ki a teljes munka díját. Folyamatos megbízás esetén a munkával töltött időt szigorúan mérjük. Ez azt jelenti, hogy csak akkor ketyeg az óra, ha adott ügyfél feladataival foglalkozunk, egyéb esetben áll. Azaz kikapcsoljuk a számlálót, ha teázunk, más ügyben telefonálunk, ebédelünk vagy éppen mosdóba megyünk.
2.) Az árajánlat elfogadása után következik a szerződéskötés. Ez nélkülözhetetlen eleme a folyamatnak, mert rögzíti a fontosabb részleteket. A szerződés tartalmazza a munka megnevezését és egyéb részleteit, a munka díját, az időkereteket és a titoktartásra is kitér.
3.) A megbízó megadja a munkavégzéshez szükséges összes információt, adatot és kezdődhet a munka. Fontos kiemelni, hogy minél több hasznos információt kap az asszisztens, annál gördülékenyebb és eredményesebb lesz a munkavégzés. Nem kell sokszor visszakérdeznie és egyik felet sem éri meglepetés menet közben vagy éppen a végén.
1.) A feladat pontos meghatározása
Jó, ha részletekbe menően tisztában vagy azzal, hogy milyen munkát delegálsz. Egyáltalán nem baj, ha nem értesz az adott feladathoz, de tudd, hogy mi a kiindulási helyzet és mi az elvárt eredmény, és ezt kommunikáld is az asszisztens felé.
2.) Az elvárt kommunikációs gyakorlat tisztázása
A megfelelő kommunikáció mindennek (a jól elvégzett munkának is) az alapja. A rátermett és tapasztalt virtuális asszisztens könnyen, gyorsan alkalmazkodik a feladathoz és a megbízóhoz feltéve, ha a szükséges mennyiségű és minőségű információ áll rendelkezésére a munka megkezdésekor. Gondold tehát végig, hogy:
Ennek a két pontnak az átgondolása már fél siker. A többi – véleményem szerint – már a virtuális asszisztensen múlik.
Ha még nem vetted igénybe virtuális asszisztens segítségét, viszont jól jönne, ha valaki átvállalna bizonyos feladatokat, akkor azt javasolom tegyél egy próbát. Ha bizonytalan vagy, kezdd kicsiben. Csak egy feladattal. Aztán majd meglátod, hogy legyen-e folytatás. 🙂
A koronavírus terjedésének lassítására hozott intézkedéseknek köszönhetően sokan áttelepítették irodájukat otthonukba és onnan folytatják munkájukat. Mostanra már biztosan adott minden technikai feltétel, megvan minden hozzáférésed, megtaláltad a számodra megfelelő felületeket, alkalmazásokat és túl vagy az első sokkon is, amit az új helyzet okozott. Próbálsz lavírozni az otthoni teendők és a munka között, de ez egyáltalán nem egyszerű. Tudom, hiszen én is ebben a cipőben járok. Most elárulom, hogy én hogyan gyorsítom fel a számítógépes munkát.
Bizonyos feladatoknál legalábbis mindenképpen. Ugyanis az egér sok esetben csak hátráltat, lassít. Az én csodafegyverem a billentyűzet. Igyekszem a lehető legkevesebbszer az egérhez vagy a touchpadhoz nyúlni. Ahol tudom, billentyűparancsokat használok egy-egy művelet elvégzéséhez ahelyett, hogy a menüket nyitogatnám és az egérrel kattintgatnék. A legismertebb, sokak által használt Control+C (másolás) Control+V (beillesztés) kombináción kívül még jó pár létezik, melyeket megéri megjegyezni, hiszen gördülékenyebbé és ezáltal gyorsabbá teszik a számítógépes munkát.
Milyen esetekben vetheted be a billentyűparancsokat?
A lista nagyon hosszú, én most a teljesség igénye nélkül sorolok fel egy párat:
Érdemes azoknak a programoknak a menüjét tüzetesen átnézned, amelyeket gyakran használsz, mert bizonyos menüpontok mellett feltüntetik a hozzá tartozó billentyűparancsot is. De arra is van lehetőség, hogy te hozz létre billetyűparancsot az általad sűrűn használt funkciók, műveletek gyors elérésére.
Amire mindeképpen figyelj: Windows és Mac gépeknél eltérőek a billentyű kombinációk. Ha Mac géped van, akkor itt találsz részletes leírást az alkalmazható billentyűparancsokról. Itt pedig arról olvashatsz, hogy hogyan hozhatsz létre saját billentyűparancsokat Mac-en. Windows esetében a billentyűparancsokat itt és itt találod. A billentyűparancsok testreszabása pedig így történik.
Legyél te is billentyű-virtuóz!
Illusztráció: Csaba Nagy képe a Pixabay -en.
