Vállalkozókkal beszélgetve azt tapasztalom, hogy sokaknak – mégha nem is ismeretlen számukra a virtuális asszisztens kifejezés – nincs elképzelése, vagy információja arról, mit csinál egy virtuális asszisztens és hogyan működik a közös munka.
Először is fontos tisztázni, hogy a virtuális asszisztens nem alkalmazott, aki távmunkában dolgozik, hanem számlaképes vállalkozó, aki saját eszközeivel távoli, online munkavégzéssel teljesíti a megbízást. A megbízás szólhat egy feladatra vagy projektre vagy rendszeres, folyamatos munkavégzésre is.
A “Mit csinál egy virtuális asszisztens?” kérdésre nehéz választ adni, hiszen számos területen nyújtunk segítséget, ki-ki a képzettségének és tapasztalatainak megfelelően: általános irodai asszisztencia, személyi asszisztencia, webshop asszisztencia, rendezvény- és utazásszervezés, közösségi média felületek menedzselése, idegen nyelvű szolgáltatások, controlling, vevőszolgálati feladatok, hr, pénzügy, marketing …stb. A kínált szolgáltatások sora végtelen, de egy a cél: vállalkozások támogatása üzleti céljaik elérésében.
A közös munka menete:
A közös munka forgatókönyve ugyanaz, mint más szolgáltatások esetében: kapcsolatfelvétel, árajánlat, szerződéskötés, teljesítés, fizetés. De nézzük kicsit részletesebben.
1.) A virtuális asszisztens a feladatot megismerve tud árat adni az adott munka elvégzésére. Beszélhetünk projektárról, vagy folyamatos megbízás esetén óradíjról. A projektár alapja is óradíj, de ekkor megbecsüli a VA (virtuális asszisztens) az adott munka időigényét – ideális esetben próbamunkát végez, mely során méri az időt – és úgy számolja ki a teljes munka díját. Folyamatos megbízás esetén a munkával töltött időt szigorúan mérjük. Ez azt jelenti, hogy csak akkor ketyeg az óra, ha adott ügyfél feladataival foglalkozunk, egyéb esetben áll. Azaz kikapcsoljuk a számlálót, ha teázunk, más ügyben telefonálunk, ebédelünk vagy éppen mosdóba megyünk.
2.) Az árajánlat elfogadása után következik a szerződéskötés. Ez nélkülözhetetlen eleme a folyamatnak, mert rögzíti a fontosabb részleteket. A szerződés tartalmazza a munka megnevezését és egyéb részleteit, a munka díját, az időkereteket és a titoktartásra is kitér.
3.) A megbízó megadja a munkavégzéshez szükséges összes információt, adatot és kezdődhet a munka. Fontos kiemelni, hogy minél több hasznos információt kap az asszisztens, annál gördülékenyebb és eredményesebb lesz a munkavégzés. Nem kell sokszor visszakérdeznie és egyik felet sem éri meglepetés menet közben vagy éppen a végén.
Mi segítheti megbízói oldalról az eredményes és hatékony együttműködést?
1.) A feladat pontos meghatározása
Jó, ha részletekbe menően tisztában vagy azzal, hogy milyen munkát delegálsz. Egyáltalán nem baj, ha nem értesz az adott feladathoz, de tudd, hogy mi a kiindulási helyzet és mi az elvárt eredmény, és ezt kommunikáld is az asszisztens felé.
2.) Az elvárt kommunikációs gyakorlat tisztázása
A megfelelő kommunikáció mindennek (a jól elvégzett munkának is) az alapja. A rátermett és tapasztalt virtuális asszisztens könnyen, gyorsan alkalmazkodik a feladathoz és a megbízóhoz feltéve, ha a szükséges mennyiségű és minőségű információ áll rendelkezésére a munka megkezdésekor. Gondold tehát végig, hogy:
- Milyen információt kitől, mikor, milyen formában kap meg az asszisztens?
- Milyen gyakran, milyen formában, mely csatorná(ko)n és milyen tartalmat kommunikáljon a feladat elvégzésével megbízott asszisztens?
Ennek a két pontnak az átgondolása már fél siker. A többi – véleményem szerint – már a virtuális asszisztensen múlik.
Ha még nem vetted igénybe virtuális asszisztens segítségét, viszont jól jönne, ha valaki átvállalna bizonyos feladatokat, akkor azt javasolom tegyél egy próbát. Ha bizonytalan vagy, kezdd kicsiben. Csak egy feladattal. Aztán majd meglátod, hogy legyen-e folytatás. 🙂
